Soạn thảo bản kế hoạch kinh doanh là một trong những việc đầu tiên bạn cần tiến hành trước khi bắt tay vào những việc khác. Bản kế hoạch kinh doanh chi tiết được xem như “kim chỉ nam” cho các quyết định của bạn trong suốt cả quá trình hoạt động kinh doanh sau này, giúp bạn tìm ra lời đáp cho câu hỏi về tính khả thi của ý tưởng kinh doanh. Một “tác dụng phụ” của bản kế hoạch kinh doanh là tạo dựng niềm tin cho các nhà đầu tư tiềm năng trước khi họ đồng ý cho bạn vay tiền. Bản kế hoạch kinh doanh còn là một công cụ hỗ trợ trong khi bạn giao tiếp với các đối tác tiềm năng, các bên liên doanh, nhà cung cấp, nhân viên và thậm chí là cả khách hàng.
1. Trước khi lập kế hoạch kinh doanh
Bạn hãy nghiên cứu các nguồn lực và công cụ có thể giúp đỡ bạn. Ngoài các cuốn sách kinh doanh, bạn nên nghĩ đến một số chương trình phần mềm chuyên dụng. Bạn cũng có thể nhờ cậy sự trợ giúp trực tiếp từ các tổ chức kinh doanh, hiệp hội ngành nghề địa phương, hoặc tham gia các khóa đào tạo tại các trường cao đẳng, đại học hoặc các cuộc hội thảo kinh doanh.
2. Quan tâm tới những con số.
Bạn cần biết rằng một bản kế hoạch kinh doanh phải đảm bảo cả hai yếu tố là định tính và định lượng. Bản kế hoạch doanh của bạn không chỉ bao gồm những viễn cảnh về sự tăng trưởng của công ty bạn trong tương lai, mà nó còn cần được diễn giải trong các thuật ngữ và số liệu tài chính có thể tính toán được. Các con số ở đây càng rõ ràng và chính xác bao nhiêu, chúng sẽ càng giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về hoạt động của bạn bấy nhiêu.
Bản kế hoạch kinh doanh luôn được mở đầu bằng phần khái niệm chung, sau đó là phần tài chính. Bạn cần diễn giải các quan điểm tài chính dưới dạng con số. Phần “chữ” sẽ thiếu tính thuyết phục, sẽ thiếu “nghĩa”, nếu bạn bỏ qua phần số liệu tài chính.
3. Hãy đưa ra các con số dự đoán cụ thể và sát với thực tế.
Một trong những sai lầm thường gặp nhất khi soạn thảo bản kế hoạch kinh doanh là ước tính doanh thu quá cao, trong khi chi phí lại quá thấp. Tuy nhiên, bạn có thể hạn chế phần nào khoảng cách sai số đó nhờ việc thu hẹp thị trường mục tiêu của bạn cho gần với mức thực tế, sau đó diễn giải doanh thu và chi phí dựa trên thị trường đó. Việc bạn xác định các khách hàng tiềm năng trước, sau đó trừ dần những đối tượng không sẵn sàng mua sắm, không phải là cách thức hiệu quả để tính toán thị trường mục tiêu.
4. Hãy đưa vào bản kế hoạch kinh doanh các ước tính lưu lượng tiền mặt tối thiểu cho từng tháng trong cả năm đầu tiên.
Lưu lượng tiền mặt là một yếu tố rất quan trọng, vì thế bạn nên chuẩn bị một ước lượng tổng thể về lợi nhuận và thua lỗ trong vòng ba năm đầu, cũng như dự toán một bản cân đối tài chính cho thời gian này. Hãy trù liệu các sự kiện đột xuất có thể xảy ra khiến doanh thu chỉ bằng chi phí, đồng thời nghiên cứu các tỷ lệ tài chính cụ thể trong ngành công nghiệp của bạn, xem xét các số liệu khác cùng ngành đã được công bố để chắc chắn rằng mọi giả định của bạn là sát thực.
5. Quan tâm đặc biệt tới hoạt động tiếp thị.
Trước hết bạn hãy đề ra các mục tiêu. Thứ hai, tiến hành hoạt động phân tích thị trường, bao gồm việc xác định các thị trường chủ yếu, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và đánh giá các xu hướng thị trường. Sau đó, bạn chuẩn bị một chiến lược tiếp thị với nhiều phương pháp khác nhau dành cho từng lĩnh vực như bán hàng, xúc tiến kinh doanh, quảng cáo, giao tiếp cộng đồng, xây dựng mạng lưới phân phối, dịch vụ khách hàng…
6 – 10: Tìm kiếm khách hàng mục tiêu
Bạn chỉ nên tập trung vào thị trường mục tiêu và loại trừ tất cả các phân đoạn thị trường khác không phù với hoạt động kinh doanh của bạn. Trước khi thực thi bất cứ phương pháp nào nhằm xây dựng cho mình một nhóm khách hàng mục tiêu, bạn cần quan tâm tới các vấn đề sau:
6. Đừng giả định.
Thông thường, chủ các doanh nghiệp nhỏ luôn tự cho rằng họ biết rõ những gì khách hàng mong muốn. Nhưng nếu bạn muốn mở một tiệm ăn và nghĩ rằng tất cả những gì bạn cần chỉ là nấu cho thực khách các món ăn ngon, trong khi khách hàng của bạn lại thích nhìn thấy bộ chén bát và dao nĩa xinh đẹp, trang nhã cùng với thái độ lịch sự, ân cần của nhân viên phục vụ, thì bạn sẽ có nguy cơ đánh mất khách hàng, nếu bạn không sẵn sàng đáp ứng những nhu cầu đó.
7. Tìm kiếm những thông tin hoàn chỉnh.
Điều quan trọng nhất mà một chủ công ty nhỏ có thể thực hiện là xác định xem nhóm khách hàng nào sẽ giúp công ty mình đạt được mục tiêu đề ra, đâu là đối tượng có giá trị mang tính chiến lược đối với bạn. Bạn muốn có thật nhiều những người mua sắm một số lượng lớn sản phẩm/dịch vụ của bạn, hay chỉ cần người mua sắm nói chung? Khách hàng lý tưởng nhất của bạn là doanh nghiệp hay cá nhân? Khoảng cách địa lý giữa bạn và khách hàng mục tiêu của bạn như thế nào và điều đó có quan trọng không? Bạn cần xác định những đặc điểm để tổ chức kinh doanh sao cho có thể thu hút và giữ chân khách hàng một cách tốt nhất.
8. Xác định các phân khúc thị trường khác nhau.
Sau khi đã phác họa chân dung khách hàng lý tưởng, bạn nên nhìn nhận rằng mình có thể cần khai thác nhiều phân đoạn thị trường khác nữa. Ví dụ, tiệm ăn nhỏ vừa nói ở trên có thể tìm thấy những phân đoạn thị trường hấp dẫn khác, như dịch vụ nấu ăn trọn gói trong các dịp lễ hay những ngày đặc biệt nào đó cho các gia đình, cung cấp bữa ăn đơn giản hàng ngày cho những người không có thời gian nấu nướng do quá bận rộn…
9. Sử dụng các công cụ nghiên cứu thị trường miễn phí.
Internet là một kho thông tin khổng lồ. Bạn hãy tìm kiếm theo bất cứ chủ đề nào thông qua các từ khóa và bạn sẽ thấy các website, blog và các diễn đàn thảo luận liên quan đến bất cứ điều gì bạn muốn. Ngoài ra, bên cạnh một số lượng lớn sách báo, tài liệu sẵn có về tình hình thị trường và khách hàng mục tiêu, bạn có thể tìm hiểu thêm từ các nguồn trợ giúp nghiên cứu thị trường khác về địa phương, quốc gia của bạn tại các tổ chức phát triển kinh tế để xác định phân khúc thị trường nào đang phát triển nhanh nhất.
10. Dịch vụ, dịch vụ, dịch vụ.
Ngày càng nhiều công ty nhỏ đánh mất khách hàng của mình chỉ vì lý do dịch vụ của họ quá nghèo nàn, chứ không phải vì sản phẩm của họ kém chất lượng. Công cụ tiếp thị quan trọng nhất trong kinh doanh là cách thức bạn điều hành hoạt động bán hàng và dịch vụ khách hàng. Mỗi lần bạn làm một điều gì đó cho khách hàng là một lần bạn tiếp thị chính bản thân mình. Nếu bạn thực hiện tốt công việc này, khách hàng sẽ đáp lại bạn bằng lòng trung thành và những lời nhận xét tốt đẹp về bạn.
